Organizar un evento en 10 pasos.
Desde una ocasión festiva hasta una conferencia internacional, la celebración de cualquier evento es un reto en el que todas las habilidades organizativas y creativas se ponen a prueba. Lograr el objetivo del evento y reducir al mínimo los imprevistos requiere manejar el tiempo con mucha astucia y desplegar capacidades que van desde la planificación estratégica hasta la etiqueta y las relaciones interpersonales.
En esta guía resumimos los 10 pasos que en la organización de nuestros eventos jamás omitimos, algunos errores cometidos que usted podrá evitar y algunas fórmulas probadas en años de experiencia organizando eventos corporativos.
Manos a la obra.
1. Definir el objetivo del evento antes de escoger el tipo de evento.
Dependiendo de la naturaleza de los asistentes y el propósito que se quiere alcanzar reuniéndolos en un espacio durante un tiempo determinado, sabrás qué tipo de evento planificar.
¿Quieres dar a conocer tu empresa con posibles inversores o agasajar a tus colaboradores del último periodo? Si el evento es para trabajadores, ¿quieres evaluar su desempeño o será un evento formativo? El “quién” y el “para qué” se responden antes de definir el tipo de evento.
No es lo mismo organizar una “reunión con clientes” que la Ronda de Negocios con aliados comerciales del 2022. La primera podría ser perfectamente una reunión casual, pero la segunda tiene un objetivo y un público delimitado. Luego del ejercicio de identificar a quien va dirigido el evento, resuma en tres líneas el título del evento y su objetivo principal.
Ejemplos
- Brunch de Navidad para patrocinadores: “Gracias por ser parte de nuestro 2022”
Objetivo: Fidelizar patrocinadores y colaboradores compartiendo los logros y la rentabilidad del año.
- Charla para el personal de Comunicaciones: “Alianzas de Alto Impacto: un camino Hacia la Productividad”
Objetivo: Sensibilizar a los miembros del equipo de Comunicaciones sobre el tema con la colaboración de una autoridad en el área.
- Seminario para empleados: “Liderazgo 360 y la máxima eficacia”
Objetivo: Formar a los trabajadores en la materia específica del Liderazgo 360, con la colaboración de varias autoridades en el área.
Una vez que tenga una idea clara del tipo de evento que le gustaría organizar, el siguiente paso es comenzar el proceso de planificación. Esto puede variar en función del tamaño y el alcance de su evento, pero es sencillo cuando ha definido previamente el concepto, para luego avanzar en temas como el horario y duración del evento.
2. Revisar el presupuesto.
Antes de comenzar con las tareas de organización, como reservar lugares, reclutar proveedores y equipos, se deben organizar los presupuestos.
El presupuesto y el proceso de patrocinio son una parte importante de la planificación de un evento, ya que determinan la cantidad de dinero con la que puede trabajar a la hora de organizarlo. Empiece por crear un presupuesto detallado que tenga en cuenta todos los costes asociados al evento, incluidos los gastos de alquiler del local, el catering, el personal y elementos como la decoración o los suministros.
3. El equipo de organizadores del evento.
Un evento de éxito requiere la participación de muchas personas que colaboren para planificar y orquestar una experiencia única y sin contratiempos. Dependiendo del tamaño y el alcance de su evento, es posible que necesite reclutar o contratar a profesionales que participen de la organización. La captación de proveedores, la gestión del presupuesto, las campañas de marketing y otras tareas de un evento corporativo deben ser repartidas entre profesionales como project managers, productores, diseñadores o asistentes.
Por otro lado, los proveedores son una parte esencial de cualquier evento, ya que ellos proporcionan servicios como el catering, el entretenimiento y la decoración que contribuyen a que su evento sea exitoso.
Nota: Con el tiempo y la experiencia, construirá una base de datos de proveedores y aliados de total confianza en los que puede delegar, con los ojos cerrados, las tareas primordiales.
4. Desarrollar la marca del evento.
Desarrollar una estrategia de marca para su evento implica tareas como la elección de colores, fuentes y otros elementos de diseño para crear una identidad visual única para su evento. Tareas más avanzadas como un logotipo, un sitio web y otros materiales que representen con precisión el propósito del evento dependen del alcance del mismo. Pero independientemente del tamaño, con una marca de evento sólida, los asistentes sabrán que están participando de una experiencia significativa.
Además, se debe definir una marca del evento que refleje la marca de la empresa que convoca a la experiencia. Desde el nombre del evento, el tema, los colores, la tipografía, la decoración del lugar, todo debe ser coherente en términos de marketing, todos los elementos juntos deben contar una historia, la de la experiencia de su evento.
5. Planificar la agenda del evento.
Una vez que tenga toda la conceptualización, es hora de organizar una agenda. En ella se describen todos los aspectos del evento, como cuándo y dónde se celebrará, qué actividades ocurrirán y la duración de cada una. Una agenda del evento ayuda a garantizar que todo transcurra cómo se planificó y, si ocurren imprevistos, puedan ser solventados sin entorpecer las actividades siguientes.
Nota: Un error común en la organización de eventos corporativos es hacer agendas absolutamente detalladas de cuándo debe completarse cada actividad o tarea, sin dar espacio a los necesarios respiros del evento. Considere en la agenda elementos que aporten flexibilidad al evento, como recesos temáticos, música o interludios al aire libre. En esos espacios, como organizador, tendrá tiempo para resolver detalles de la producción sin que los asistentes siquiera lo noten.
Tecnología.
Al momento de preparar la agenda, verifique qué equipos, herramientas y materiales se necesitan para cada momento. Sobre todo, cuando de recursos tecnológicos se trata: el sonido, la proyección de materiales audiovisuales o el registro fotográfico y en video. Un error recurrente en la organización de eventos virtuales o híbridos es prestar poca atención al aspecto técnico, lo que redunda en retrasos innecesarios y tiempos muertos en el evento.
6. Contactos, reservaciones, invitaciones.
Los últimos pasos en la organización de un evento es ponerse en contacto con proveedores e invitar a los participantes. Asegúrese de proporcionar a cada proveedor información detallada sobre el evento, como la fecha, el lugar y la agenda del evento. No se limite a solicitar el producto o servicio que necesita, permita que el proveedor se sienta corresponsable de la preparación del evento.
La reserva de lugar del evento solo se hará luego de haber confirmado la disponibilidad de los ponentes o protagonistas en la fecha prevista. Sin embargo, le recomendamos investigar locaciones durante la planificación, ya que encontrar el espacio adecuado para su evento es uno de los pasos más importantes. Al considerar los lugares de celebración, asegúrese de tener en cuenta: la capacidad del espacio, si cuenta con todas las comodidades y el equipamiento necesarios, la disponibilidad de aparcamiento, la accesibilidad para personas con discapacidad, la normativa local y las restricciones acústicas.
Cuando envíe invitaciones o anuncios para su evento, asegúrese de incluir toda la información de forma clara y concisa. Esto incluye la fecha, la hora, el lugar del evento y cualquier otro detalle como el código de vestimenta o instrucciones especiales.
Por último, tendrá que asegurarse de que se han hecho todas las reservas para el catering y los traslados necesarios. Teniendo en cuenta estos pasos, puede estar seguro de que su evento se desarrollará sin problemas y dejará una impresión duradera en sus invitados.
Nota: Las condiciones climáticas de la fecha escogida deben ser tomadas en cuenta, independientemente si el evento transcurre al aire libre o en interiores.
7. Promocionar el evento.
Crear y compartir contenidos en diversas plataformas, publicar anuncios y enviar comunicados de prensa es parte de lo que se conoce como un plan de marketing. Esto incluye la elaboración de materiales promocionales sobre el evento que permiten que los asistentes potenciales conozcan su existencia. Dependiendo del tipo de evento, esto puede implicar la creación de un sitio web, la creación de cuentas en las redes sociales, la distribución de folletos y materiales o incluso apariciones en medios de comunicación locales.
8. El chequeo de las 24 horas previas.
En la organización de un evento, la lista de chequeo final es casi tan importante como la conceptualización del primer día. Incluye la confirmación de las reservas, la verificación de los proveedores, la organización de los turnos y las actividades del equipo, la confirmación del transporte, detalles de la decoración, la configuración de los sistemas de inscripción y el suministro de cualquier equipo o material necesario para el día del evento.
9. El día del evento.
Con todos los chequeos realizados y todos los preparativos necesarios, estará listo para empezar. Durante el desarrollo del evento la cohesión del equipo es fundamental. Todos deben tener una tarea: preparar las zonas de registro, asegurarse de que el equipo de sonido y otros servicios funcionan correctamente, saludar calurosamente a sus invitados y garantizar que se instalen con facilidad. Debe hacer personal disponible para responder preguntas y apoyar logísticamente ante cualquier imprevisto.
10. Feedback
Asegúrese de contar con un buzón de sugerencias físico o virtual para recibir las impresiones de los asistentes. Durante el evento disponga unos minutos para preguntar a algunos participantes cómo han vivido la experiencia. Una vez finalizado el evento, es el momento de reflexionar junto al equipo sobre lo que salió bien y lo que se podría haber mejorado. Con toda esa información recopilada, sabrá que puede mejorar o mantener para el éxito de su próximo evento.
